「こんなに便利なバーチャルオフィス、もう完璧じゃん!」と思うかもしれませんが、もちろん万能ではありません。実際に利用する際には、いくつか注意すべきポイントがあります。これを知らずに契約してしまうと、後々トラブルになる可能性もあるので、しっかり把握しておきましょう。
まずは「住所がバーチャルであることがバレるリスク」。一等地の住所が魅力的だからといって、その住所を利用する人が多すぎると、逆に「これはバーチャルオフィスだな」と取引先に見破られてしまうケースがあります。例えば、都内の有名なビジネス街の特定のビルは、いくつもの会社が同じ住所を使っているため、相手が調べれば「ここはバーチャルオフィスだ」とすぐ分かってしまうんです。信頼度アップのつもりが、逆効果になることもあるわけです。
次に「対応範囲が限定的な場合がある」という点。例えば郵便物や荷物の受け取りサービスは、どのバーチャルオフィスにもあるわけではありません。また、受け取れる荷物のサイズに制限があったり、転送サービスに追加料金が発生する場合もあります。電話代行サービスを提供しているところでは、対応可能な時間帯が限られていることもあるので、業務内容に合ったサービスかどうかをしっかり確認することが大切です。
また、「取引先がオフィス訪問を希望してくる場合の対応」も考慮する必要があります。取引相手によっては、オフィスがバーチャルであることを問題視することもあります。「ちょっと訪問したいのですが…」と言われたとき、気まずい沈黙が訪れるのは避けたいですよね。このような場面でどう説明するかを事前に考えておくと安心です。
最後に「規約やサービス内容のチェック不足」。初期費用が安いからといって飛びついてしまうと、契約期間や解約条件に厳しい縛りがある場合も。バーチャルオフィスを選ぶ際は、料金プランだけでなく、サービス内容や口コミをしっかり確認することが大切です。便利なツールではありますが、その便利さの裏には落とし穴も隠れているので、用心深く選ぶことを心がけましょう。